Las cartas son medios de comunicación, mediante el cual un remitente envía información escrita a un destinatario. Estas son muy comunes en el ámbito profesional, donde se suele utilizar la carta formal.
La cual es escrita utilizando un lenguaje cortés y respetuoso, además contiene sólo la información que permita cumplir con el objetivo por el cual es escrita.
Una carta formal se realiza, principalmente, cuando alguien desea comunicar algo a una compañía, organización, persona con un cargo importante, entes gubernamentales…
Como lo son cartas de solicitud de empleo, de recomendación personal… o, cuando estos desean dar alguna información a otras personas, como las cartas de despido, cartas de motivación…
¿En qué se diferencia una carta formal de una informal?
La principal diferencia es el lenguaje utilizado en cada una, pues en una carta formal, el remitente y el destinatario notienen tratos personales, mientras que, en una informal, son conocidos, amigos o familiares.
Por ello, en esta última se utiliza un lenguaje coloquial y no importa tanto qué se escribe en ellas, pudiendo contar anécdotas, mientras que en las formales, se debe ser cordial y respetuoso, dar solo la información necesaria, sin anécdotas ni datos irrelevantes.
En la carta formal se debe conocer el objetivo por el que se redacta para poder seguir el protocolo que requiera según sea el caso y colocar la información adecuada en correcto orden; en las cartas informales no se requiere de tanto protocolo ni es necesario seguir al pie de la letra un orden específico.
¿Cómo hacer una carta formal?
Al realizar una carta formal, es importante saber cuál es la finalidad de la misma o que clase de información se pretende dar. Siempre se debe tener en cuenta que debe dirigirse al remitente de manera cordial y respetuosa.
Al dirigirse al destinatario, colocar la profesión de forma abreviada, antes del nombre, como Sr., Lic., Ing., Dr. esto en caso de saberlo, si no se conoce el destinatario, se puede colocar “A quien pueda interesar” o “A quien corresponda”.
La carta debe estar correctamente ordenada, con todos los datos necesarios tanto del remitente como del destinatario, lo cual dependerá del objetivo de la carta y a quién va dirigida.
Lo mejor es que sea escrita de forma electrónica, con letra Arial o Times New Román de tamaño 12, interlineado de 1,5 puntos, con márgenes de 1 pulgada (aproximadamente 2,54 cm) cada uno. Debe contener los datos correctos del remitente.
Tipos de carta formal
Carta de recomendación personal
Es una carta formal en la que una persona destaca las cualidades y virtudes de otra, estos deben ser amigos o conocidos (sin parentesco familiar), con el objetivo de dar a conocer lo valores y las habilidades del recomendado, proporcionando datos difíciles de obtener en una entrevista.
Carta de solicitud
El remitente le hace llegar un requerimiento al destinatario, aquí se pueden incluir cartas de solicitud de empleo, beca o alguna colaboración.
Carta de despido
Es una carta formal en la que se expresan los motivos por los que una persona removida de su puesto de trabajo.
Carta de renuncia
Aquella en la que una persona expresa los motivos por los que deja el puesto o cargo que tiene en una compañía u organización.
Carta de reclamo
En esta, se expresa una petición debida a una situación injusta o que afectó negativamente a uno o más remitentes.
Carta de poder
Carta formal donde el remitente hace constar que es dueño de algún bien. También, aquella en la que una persona de alto rango, habilita a otra de menor rango para cumplir las funciones que tiene en su alto cargo, durante cierto tiempo.
Carta de motivación
Aquí, el remitente reconoce los logros obtenidos por el destinatario, lo felicita por ellos y le da ánimos para que siga adelante con lo que hace y que cada vez sea mejor en ello.
¿Cómo enviar una carta formal?
En la actualidad, hay diferentes formas de enviar una carta a cualquier destinatario en cualquier parte del mundo, facilitando se este proceso en gran medida con los avances tecnológicos, entre las formas de enviar una carta están:
Correo postal: su uso ha disminuido, la carta, escrita en papel, se coloca en un sobre y se deja en una oficina postal y esta la enviará al destinatario. Personalmente: el remitente, entrega la carta por sí mismo al destinatario, de forma presencial.
Fax: es un aparato telefónico que permite enviar cualquier escrito en papel de un fax a otro, el fax que recibe, puede imprimir el contenido de la carta enviada.
Correo electrónico, método ha ido creciendo en popularidad y actualmente es de los más utilizados para enviar cartas formales, debido a la facilidad que ofrece; aquí, el remitente realiza la carta de forma virtual y la envía por una página web a la dirección de correo electrónico del destinatario.
Ejemplo de una carta formal
A continuación, se muestra un ejemplo de formato de una carta de recomendación personal de un profesor o profesora a un exestudiante:
A QUIEN PUEDA INTERESAR
Quien suscribe, profesora ______________________, adscrita al Departamento de ___________________, de la Facultad de __________________, de la Universidad ____________________________, hace constar por medio de la presente que conoce al bachiller ______________________________, portador del documento de identidad número ___________, por más de ____ años; inicialmente como estudiante de la asignatura _______________________ en el año ______ y posteriormente, como cursante de la asignatura __________________________ en el lapso ___________ en la cátedra de _________________, adscrita al Departamento de __________________________, donde me desempeño como profesor(a) activo(a) de esa dependencia. Durante mi supervisión el Br. ___________________ demostró ser una persona responsable, con iniciativa y talento para resolver cualquier situación encomendada. Estas cualidades y sus deseos de superación me permiten recomendarlo como estudiante del área ______________ en cualquier institución de educación superior. Además, considero que podría desempeñar con éxito actividades inherentes a su nivel académico actual.
Constancia que se expide en la ciudad de ______________, a los ___ días del mes de ______________ del _______.
Atentamente:
PROF.___________________________
DNI: ________________
Telf.: _______________________
Correo electrónico: ______________________________
Firma: _______________________